Stel u voor: het IT-systeem van een groot overheidsbedrijf ligt volledig plat. Gemeentelijke diensten, van rijbewijzen tot uitkeringen, liggen stil en de buitenwereld kijkt gespannen toe. Hoe kunt u dan verfrissend helder communiceren? U kunt natuurlijk eenvoudig melden: “We werken aan een oplossing.” Maar dat bericht gaat waarschijnlijk viral als meme met de ondertitel: “Typisch de overheid!”
Serieus
In plaats daarvan kiest u voor een slimmere aanpak: “We begrijpen dat dit voor veel mensen lastig is, maar we werken met man en macht aan een oplossing. We houden jullie elk uur op de hoogte.” Dit voegt niet alleen geruststelling toe, maar zorgt ervoor dat mensen zich serieus genomen voelen.
Emoties
Bij dit soort situaties, waarin de media snel kunnen oppikken wat er misgaat, is het cruciaal om emoties te adresseren, niet alleen de feiten. Door begrip te tonen, kalmeert u de gemoederen en vermijdt u dat uw boodschap negatief wordt geïnterpreteerd.
Onzekerheid
Als de feiten nog niet volledig duidelijk zijn, is het verstandig om wat ruimte te laten voor aanpassingen. Zeg bijvoorbeeld: “Het lijkt erop dat…,” waardoor u ruimte overlaat voor veranderingen zonder uw geloofwaardigheid te verliezen.
Verfrissend
Laten we eerlijk zijn, toegeven dat u iets niet weet is vaak even schrikken, net zoals een frisse duik in een koud zwembad, maar uiteindelijk verfrissend. Het zorgt voor transparantie en bouwt vertrouwen op, iets wat onmisbaar is in tijden van onzekerheid.