Het is vrijdagmiddag 4 uur als een journalist van een bekend landelijk dagblad u belt. De journalist wil graag nu een reactie van u op een heikele actuele kwestie. O ja, de journalist zit vlak voor de deadline dus graag snel even uw reactie.
Dwang om te reageren
Voor veel woordvoerders is dit een bekende situatie. De verleiding is groot om de journalist ter wille te zijn want wees eerlijk; u wilt liever geen kop in het weekend in de trant van ‘organisatie X wilde niet reageren’ of ‘organisatie X was niet bereikbaar voor commentaar’. Beide weergaven zijn overigens onjuist. U was weldegelijk bereikbaar maar u was op het moment dat de journalist belde (nog) niet in staat om een inhoudelijke reactie te geven. Dat is iets heel anders dat hetgeen de journalist suggereert. De les? Laat u nooit maar dan ook nooit dwingen om namens uw organisatie een reactie te geven. Dat een journalist voor een deadline zit is zijn of haar probleem.
Overval met de camera
En als u overvallen wordt met een draaiende camera? Ook hier geldt hetzelfde principe. Ondanks de impact van de (live) filmende camera kunt rustig aangeven wat u weet, wat u (nog) niet, waarover u wel en niet iets kunt vertellen. Metacommunicatie helpt in dergelijke situaties ook altijd erg goed. U zegt dan bijvoorbeeld; ‘U overvalt me wel een beetje met uw camera, daar schrik ik van. Mag ik vragen namens welk medium u hier bent en wat u precies wilt weten?’ Vervolgens bepaalt u of u meer wilt of kunt vertellen of dat u eerlijk zegt dat u (nog) geen idee heeft waar het over gaat maar dat u dat natuurlijk wel wilt uitzoeken. Dit kost begrijpelijkerwijze tijd dus; camera uit, even koffie etc.
Mis bewust deadlines
Vanzelfsprekend zou het fijn zijn als u wel direct met een inhoudelijke reactie kunt komen. Maar ja, vrijdagmiddag 4 uur….Bent u in staat om binnen een zeg 20 minuten de juiste informatie boven water te krijgen? Dan is er natuurlijk ook nog het belang dat u hecht aan het nieuws. Soms is het verdraaide handig als het u toch lukt om namens uw organisatie met een reactie in het weekend te komen. Soms is het echter vanuit strategisch oogpunt in het belang van uw organisatie om een deadline bewust te missen om alsnog op een later moment, wanneer u meer beslagen ten ijs kunt komen, een reactie te ventileren.
Niet bereikbaar voor commentaar
Het niet kunnen of willen reageren is helemaal prima als u maar wel uit kunt leggen waarom. Het belangrijkste is misschien nog wel dat u als woordvoerder namens uw organisatie grote waarde hecht aan zorgvuldigheid. Daarin past geen snelle, globale, oppervlakkige reactie. En als u ondanks het feit, dat u glashelder aan de journalist heeft uitgelegd waarom u (nog) niet inhoudelijk kon of wilde reageren, de volgende dag in de krant leest dat uw organisatie niet bereikbaar was voor commentaar? (dit komt overigens helaas regelmatig voor….). Een telefoontje of mailtje richting het journaille is dan zeker op zijn plaats omdat de berichtgeving onjuist is.
Kortom;
u bepaalt altijd zelf of, hoe en wanneer u reageert en hoe laat zich nooit dwingen uitspraken te doen onder druk van deadlines van journalisten. In de praktijk zien we, zeker bij crisissituaties, vaak dat er op vaste momenten een persconferentie plaatsvindt. Dit geeft rust omdat u tussen de persconferenties niet inhoudelijk hoeft te reageren maar verwijst naar de eerstvolgende persconferentie. Ook hiermee bepaalt u deadlines, niet journalisten!