Stel u voor: u bent een bestuurder midden in een mediastorm. De pers staat op de stoep, vragen vliegen om uw oren, en het lijkt alsof iedereen binnen vijf minuten een reactie van u verwacht. U denkt: “Zou dit niet iets zijn voor mijn woordvoerder?”
Dat is precies waarvoor uw woordvoerder er is! Hij of zij kan de eerste klap opvangen, de spanning wat laten zakken en u tijd geven om rustig een strategie te formuleren. Maar natuurlijk, er zijn momenten waarop alleen úw directe communicatie de juiste toon zet. Het is net als kiezen: stuurt u uw rechterhand naar een belangrijke vergadering, of gaat u zelf om te laten zien dat u de leiding heeft?
Wanneer laat u de woordvoerder het werk doen?
Bij de eerste dreun van de storm: Als de journalisten op u afstormen en u zelf nog niet alle feiten op een rijtje heeft, kan uw woordvoerder als eerste de deur openmaken en de boel sussen. Zie het als uw persoonlijke bliksemafleider.
Als er nog veel onduidelijk is: U wilt niet vastlopen in een interview met antwoorden als “dat weten we nog niet”. Laat uw woordvoerder uitleggen dat er op dit moment nog wordt onderzocht en dat u later meer informatie deelt. Dit geeft u tijd om de feiten op orde te krijgen.
Wanneer het onderwerp te technisch wordt: Soms gaat het om ingewikkelde details waar alleen een paar experts echt warm voor lopen. Laat uw woordvoerder die uitleg verzorgen, zodat u zich kunt focussen op de grotere lijnen.
Maar wanneer neemt u dan zelf het roer over?
Bij een crisis: Dit is onvermijdelijk. Bij echte crisiscommunicatie verwachten mensen dat u zelf het woord neemt. Uw aanwezigheid toont verantwoordelijkheid en leiderschap, wat helpt om vertrouwen terug te winnen.
Bij gevoelige kwesties: Morele of ethische vraagstukken zijn de momenten waarop u zelf naar voren moet stappen. Woordvoerders kunnen veel vertellen, maar de oprechtheid en verantwoordelijkheid komen het sterkst over wanneer ze rechtstreeks van u komen.
Kortom, de keuze tussen zelf naar buiten treden of uw woordvoerder het werk laten doen, is een strategische. Met de juiste balans tussen deze rollen versterkt u zowel uw reputatie als die van uw organisatie.